Opter pour une application de signature électronique avec Adobe Sign

Dans un contexte sanitaire mondial un peu particulier et avec la place prépondérante que sont en train de prendre les technologies du numérique dans nos vies, les solutions ayant pour but de dématérialiser l’engagement de chacune des parties dans un contrat ont, très probablement, un bel avenir devant elles. Que vous souhaitiez améliorer l’efficience de votre service commercial en tant que professionnel ou que vous souhaitiez simplement vous simplifiez la vie en limitant significativement la quantité de documents papier à traiter et à stocker si vous êtes un particulier, la signature électronique constituera sans aucun doute une opportunité pour atteindre vos objectifs. Cela tombe bien puisque certains logiciels ou outils en ligne ont fait leur apparition et sont même déjà au point afin de vous permettre de supprimer ou de réduire considérablement le nombre de contrats papier que vous allez signer au quotidien. Sans surprise, Adobe Sign est l’un d’eux…

La signature électronique, présentation générale

Mais commençons par les bases, et notamment ce qu’est concrètement une signature électronique, même si ce rappel ne sera pas obligatoirement nécessaire pour chacun d’entre nous. La signature électronique est un système permettant la manifestation du consentement des parties à un contrat numérique et dont la valeur juridique est identique à un engagement par l’intermédiaire d’un contrat papier comportant leurs signatures manuscrites. Concrètement, les documents n’ont plus besoin d’être imprimés et chacune des parties peut s’authentifier et les signer de manière électronique sans altérer leur valeur d’engagement.

La signature électronique comporte évidemment plusieurs avantages par rapport à la signature manuscrite. Elle permet, tout d’abord, de limiter les contacts humains, notamment dans le but de ralentir la propagation d’un virus en circulation active comme cela peut être le cas actuellement, mais ce n’est pas l’unique intérêt. Limiter les contacts c’est aussi ne plus avoir besoin de se rencontrer ou de se déplacer, par exemple lorsque les cocontractants sont éloignés géographiquement, permettant ainsi une réduction des coûts de transport et par la même occasion une diminution de leur impact écologique. De la même manière, l’impression de documents papier peut s’avérer être un poste de dépense non négligeable, notamment pour une entreprise. Alors, faire signer électroniquement les documents contractuels à ses clients ou à ses collaborateurs, c’est diminuer le nombre d’impressions et par la même occasion, là encore, les dépenses de papier ou d’encre voire même faire des économies substantielles sur le matériel d’impression, auquel on pourra assurer une meilleure durée de vie si l’on s’en sert moins. Sans compter, à nouveau, sur l’impact que peut avoir la production massive de papier sur la déforestation. Enfin, n’oublions pas que si nous nous trouvons dans le cas où les parties sont éloignées géographiquement mais qu’elles décident néanmoins de ne pas se déplacer, une signature manuscrite de documents originaux impose a minima des frais d’affranchissement que l’on peut naturellement éviter avec une signature électronique.

Alors, vous l’aurez compris, la signature électronique a pour mission de remplacer progressivement la traditionnelle signature au stylo. En plus des avantages cités précédemment, il semblerait qu’elle entraîne un gain en efficience extrêmement important pour une entreprise avec, notamment, une plus grande facilité et une plus grande rapidité pour obtenir les signatures des contrats. Et cela tombe sous le sens ! Si vous permettez à vos clients de signer des documents depuis n’importe où et de le faire quand ils en ont le temps, vous vous affranchissez tout naturellement de la contrainte de trouver un créneau horaire de disponibilité à la fois pour vous et pour eux. Mais l’efficience passe également par un suivi grandement facilité. En effet, si vous pouvez rassembler l’ensemble de vos documents contractuels sur une même plateforme et contrôler en quelques secondes où vous en êtes de leur signature, vous vous épargnez l’ouverture de plusieurs dizaines de dossiers parfois pour effectuer la même tâche lorsque vous ne travaillez qu’avec des signatures manuscrites. N’oublions pas non plus le risque d’égarer, de perdre ou de mélanger les documents lorsqu’il s’agit de documents papier. De plus, elle s’adapte à tous types de contrats, du bon de commande au contrat de travail en passant par la décharge de responsabilité par exemple.

A ce stade, la signature électronique semble dominer en tous points la signature manuscrite… Et c’est le cas ! Seulement voilà, si son objectif est d’avoir la même valeur d’engagement et peut servir de preuve devant une juridiction en cas de litige, il est important pour cela qu’elle respecte certaines règles. Il est en effet nécessaire qu’un service de signature électronique réponde à des normes afin de fournir à cette dernière son caractère valide. Nous n’allons pas rentrer dans les détails mais nous pouvons citer dans ce cadre la conformité à la norme ISO 27001, relative notamment à la gestion et à la sécurité des systèmes d’information mais également le règlement eIDAS qui définit pour l’ensemble des états membres de l’Union Européenne les conditions de validité d’une signature électronique.

Il existe plusieurs types de signature électroniques qui dépendent du niveau de sécurité souhaité par une ou l’ensemble des parties mais également de la règlementation sur la catégorie ou le type de contrat signé. Il est notamment possible de réaliser une signature électronique avancée en imposant à chacun des signataires de se munir d’un certificat numérique délivré par une autorité de certification accréditée et qui permettra de les identifier. Il existe naturellement plusieurs moyens d’authentifier un signataire comme par exemple l’utilisation d’une adresse e-mail ou d’un code envoyé sur son téléphone portable.

Les solutions de signature électronique proposées par Adobe

Maintenant, que nous avons vu en quoi consiste le principe de signature électronique, nous allons pouvoir voir comment commencer dès à présent à bénéficier de ce service avec Adobe Acrobat Pro et Adobe Sign. Si vous avez besoin d’une seule licence avec des fonctionnalités de base, vous pourrez vous tourner vers Adobe Acrobat Pro équipé du service de signature électronique, disponible pour les systèmes d’exploitation Windows et macOS. Le logiciel est proposé dans une formule mensuelle ou avec un engagement d’un an. Dans ce dernier cas, vous pourrez faire le choix d’effectuer un règlement tous les mois ou d’opter pour le prépayé. Cette dernière est une solution qui est parfaitement adaptée aux particuliers qui n’en auront qu’un usage minimal et occasionnel. Mais comment faire si vous avez besoin d’une solution de signature électronique pour une équipe de collaborateurs ou une structure entière ? C’est là qu’Adobe Sign entre en jeu…

Adobe Sign est la version la plus complète vous permettant de bénéficier des services de signature électronique proposés par Adobe. Il existe les formules Sign Petites Entreprises et Sign Business et Entreprise. La première d’entre elles est adaptée pour les entreprises ayant besoin d’une à neuf licences utilisateurs. La seconde a été pensée pour les plus grosses structures. Vous pouvez dans ce cas contacter Adobe afin de bénéficier d’une offre personnalisée.

Mais alors, Adobe Sign, comment ça marche ? Tout d’abord, il s’agit d’un outil relativement simple d’utilisation qui permet à ceux qui ont des contrats ou des documents à faire signer de les faire parvenir à leurs destinataires en quelques clics. Concrètement, vous n’avez qu’à charger votre document au format PDF dans Adobe Sign, choisir votre destinataire et envoyer le document par e-mail. Ce dernier n’aura plus alors qu’à cliquer sur le lien présent dans l’e-mail qui ouvrira l’interface de signature dans son navigateur internet, lui laissant la possibilité de consulter le document puis d’accéder à l’encart de signature. Là, plusieurs possibilités s’offrent à lui. Il peut soit signer en saisissant son nom au clavier, soit produire une signature à main levée en utilisant la souris ou encore charger un fichier image de sa signature manuscrite. Enfin, s’il souhaite produire une signature à main levée mais qu’il ne se trouve pas sur un appareil doté d’un écran tactile, il pourra également faire le choix de s’envoyer un lien de signature sur son smartphone par exemple et ce afin de pouvoir signer sur son écran avec le doigt ou bien avec un stylet. Une fois cette étape terminée, le document signé est immédiatement disponible en téléchargement afin de pouvoir procéder à son archivage, ou, probablement moins utile, à son impression. Le document est également envoyé à chacune des parties concernées par e-mail dès que la signature est complétée.

Mais, il n’est pas systématique que les documents ne nécessitent qu’une simple signature et ils ont besoin parfois d’être complétés par leur destinataire avec des données annexes. En effet, les contrats où quelques informations complémentaires sont demandées voire où un formulaire est à remplir sont courants. Là encore, il n’y a aucun souci pour traiter ce type de document dans Adobe Sign et ils peuvent être gérés également depuis la même interface. Comme évoqué précédemment, Adobe Sign permet à un destinataire de signer son document directement grâce à un outil fonctionnant dans son navigateur internet. Ainsi, le service fonctionne à la fois sur ordinateur, tablette et smartphone et surtout ne nécessite aucun téléchargement ni module supplémentaire pour permettre à vos destinataires de signer les documents que vous leur envoyez.

Mais Adobe Sign ne fonctionne pas uniquement avec des documents PDF. En effet, si vous souhaitez procéder à une signature électronique de documents contractuels produits sous Word ou encore de bons de commande générés avec le CRM Salesforce, cela ne posera aucun problème puisqu’Adobe Sign s’intègre parfaitement avec de nombreux outils de productivité que vous utilisez peut-être déjà dans le cadre de votre activité. Certaines extensions sont d’ailleurs disponibles sur Adobe Exchange (consultez notre article Adobe Exchange pour en savoir plus). Si vous souhaitez procéder à un envoi de document pour signature depuis un service Cloud, là encore c’est tout à fait possible grâce à l’intégration d’Adobe Sign dans des services comme Dropbox ou encore Google Drive.

Avec Mega Sign, Adobe Sign vous permet également d’effectuer des envois groupés d’un même formulaire, pouvant aller jusqu’à plusieurs milliers de destinataires dans le cas où vous auriez besoin de faire compléter et signer le même document à un grand nombre de personnes. Dans ce cas, vous n’effectuez qu’un seul envoi en important votre liste de destinataires et en procédant à l’envoi en un seul clic.

Nous l’avons déjà dit précédemment, cette solution offre des avantages non négligeables quand il s’agit du suivi des signatures. Adobe Sign sur ce point vous facilite la vie. Il vous permet notamment, si l’on reprend l’exemple précédent, l’envoi d’un très grand nombre de formulaires, de suivre en temps réel le nombre de signatures et l’identité de ceux qui l’ont déjà complétée. Vous pouvez donc, pour l’ensemble de vos contrats, savoir ceux qui ont été signés et ceux qui sont toujours en attente. Vous pouvez par la suite envoyer des rappels à tous ceux qui n’ont pas encore procédé à la signature. Si vous avez fait une erreur vous pourrez, même après avoir effectué la demande, l’annuler ou encore changer de destinataire. Lorsque les documents envoyés sont ouverts, vous êtes notifié. Il en est de même lorsqu’ils sont signés. Un historique est conservé pour chacun d’entre eux vous permettant quand vous le souhaitez de retrouver les dates de signature par exemple. Vous pouvez par la suite, grâce à ces informations, effectuer des recherches par statut de document ou par date de signature. La fonction de partage de compte présente avec la formule Entreprise vous permet d’accéder, comme vous l’aurez compris, au suivi de l’ensemble des contrats qui concerne une même structure.

Adobe Sign possède également une fonction qui offre la possibilité de convertir des formulaires présents sur des fichiers au format PDF en formulaires digitaux que vous pouvez publier sur votre site internet par exemple. Il peut s’agir de formulaires d’inscription, d’accords de confidentialité ou encore de décharges de responsabilité.

Lorsque l’on est régulièrement en déplacement et que l’on n’a pas toujours accès à un ordinateur, on peut malgré cela avoir besoin de bénéficier des fonctions proposées par Adobe Sign comme le suivi de ses contrats, les relances à destination de certains signataires ou encore la signature directement chez ses clients. C’est la raison pour laquelle l’application Adobe Sign est également disponible pour vos appareils mobiles, tablettes ou smartphones fonctionnant sous iOS et Android. Elle permet donc d’effectuer l’ensemble de ces opérations de n’importe où et faire signer vos clients en face à face, avec le doigt ou avec un stylet par exemple, et ce directement sur votre appareil. Elle vous permettra également grâce au capteur photo de ce dernier, de numériser un document papier, de le recadrer afin d’obtenir le meilleur rendu possible puis de le convertir au format PDF afin de l’envoyer à un ou plusieurs destinataires pour signature.

Enfin, nous terminerons en précisant que, comme souvent avec Adobe, vous bénéficiez d’un support et d’une aide en ligne extrêmement complets afin de prendre en main Adobe Sign mais aussi pouvoir exploiter ses fonctionnalités les plus avancées.