Microsoft Outlook

Aujourd’hui, nous disposons tous en tant qu’internautes d’une boîte aux lettres électronique plus couramment appelée boîte mail. Pour un usage personnel, l’accès à nos e-mails via l’application web correspondante est bien souvent suffisant. D’autant plus que les principaux services de messagerie électronique proposent une application gratuite pour nos smartphones que nous avons bien souvent dans nos poches afin de pouvoir également consulter nos e-mails, en envoyer, les supprimer ou encore les archiver. Mais si l’on a recours à ce moyen de communication de manière intensive, comme cela peut être le cas dans un cadre professionnel, un client de messagerie de type client lourd peut parfois être utile pour gérer plus aisément la réception, l’envoi de ses e-mails ainsi que leur stockage. Nous allons présenter probablement le plus célèbre d’entre eux, Microsoft Outlook…

Mais tout d’abord, qu’est-ce exactement qu’un client de messagerie ? En fait, nous en avons déjà donné une définition qui peut parfaitement être adéquate. En effet, il s’agit d’un logiciel qui permet de consulter, d’envoyer des e-mails et accessoirement de les supprimer ou de les archiver. Il est dit de type client lourd lorsqu’il se contente de collecter les données sur le serveur de messagerie dans le but de les traiter lui-même et de vous permettre d’effectuer les différentes tâches évoquées précédemment. Dans ce cas, le logiciel s’installe sur votre ordinateur et ce par opposition aux applications web dont nous avons parlé au début et pour lesquelles vous n’installez rien sur votre appareil. Ici, c’est le serveur qui traite les informations et vous permet d’agir pour lire, rédiger, envoyer et supprimer des e-mails.

Mais revenons à Microsoft Outlook… Il s’agit du très célèbre et non moins utilisé client de messagerie de Microsoft inclus dans certaines licences de la suite logicielle Office 365 (consultez notre article Logiciels de productivité Microsoft Office 365 pour en savoir plus). Il est également disponible en licence individuelle pour un seul poste de travail fonctionnant sous Windows ou macOS. La création d’un compte sur outlook.com, afin de bénéficier d’une messagerie électronique Outlook ou Hotmail, est néanmoins gratuite. Cependant, vous bénéficiez ici du service uniquement via l’application web. Vous pouvez également profiter des services d’Outlook sur tous vos appareils mobiles grâce à l’application disponible sous Android et iOS, ce qui rend votre messagerie accessible où vous voulez et quand vous en avez besoin.

Au-delà d’être un client de messagerie, Microsoft Outlook est aussi ce que l’on appelle un gestionnaire d’informations personnelles. C’est-à-dire qu’en plus de permettre de rassembler vos mails, il inclut également un agenda ainsi que l’ensemble de vos contacts, le tout dans la même interface. Si vous bénéficiez d’Outlook via un abonnement à Office 365, vous pouvez stocker et partager des fichiers par l’intermédiaire des services Cloud de Microsoft OneDrive sans avoir à les transférer sous forme de pièces jointes, permettant ainsi à tous vos destinataires d’apporter des modifications sur ces fichiers.

Outlook propose une fonction de calendrier partagé permettant à chacun des membres d’une équipe ou d’une organisation de faire connaître ses disponibilités auprès des autres, facilitant ainsi la mise en place de réunions et le choix des horaires de planification par exemple. Il est également possible d’accéder à une réunion en visioconférence dans Microsoft Teams, laquelle aurait été planifiée dans le calendrier d’Outlook. Le calendrier inclut des fonctions de rappel afin d’éviter que vous oubliiez le moindre de vos rendez-vous.

Mais Outlook inclut des fonctions de lien entre votre boîte mail et votre calendrier. Ainsi, s’il a repéré certains évènements comme des confirmations de réservations ou des factures reçues par e-mail, il les ajoutera automatiquement comme évènements du calendrier. Enfin, comme c’est le cas pour d’autres produits Office, un centre d’aide est à votre disposition afin de vous aider à maîtriser les fonctionnalités du logiciel.