Microsoft Access

Notre environnement génère de plus en plus de données et nous avons besoin, surtout dans un cadre professionnel, d’être capable de les collecter et de les enregistrer dans le but de pouvoir les exploiter. Cela peut par exemple être utile pour la mise en place d’opérations commerciales ou afin d’améliorer les principes de fonctionnement de son organisation. Nous allons nous intéresser ici à un outil qui devrait certainement vous intéresser si vous souhaitez pouvoir classifier des données et les manipuler aisément. Petite présentation de Microsoft Access…

Microsoft Access est un SGBDR autrement dit un système de gestion de bases de données relationnelles inclus dans certaines licences de la suite logicielle Office 365 (consultez notre article Logiciels de productivité Microsoft Office 365 pour en savoir plus). Microsoft Access est un outil uniquement disponible sur ordinateur équipé d’un système d’exploitation Microsoft Windows. Il s’agit là d’un logiciel de gestion de base de données de bureau par opposition aux services de gestion de bases de données sur serveur dont le potentiel en terme de nombre d’utilisateurs simultanés, de fonctionnalités ainsi que de volume de données traitées est nettement supérieur. On peut évoquer par exemple la solution Microsoft SQL Server qui fait partie de ce type de système de gestion de bases de données. Mais le déploiement et l’utilisation de ces solutions nécessitent un niveau de connaissances techniques avancé notamment en ce qui concerne le langage SQL.

Mais d’abord qu’est ce qu’une base de données au juste ? Alors, il en existe plusieurs types mais celle qui nous intéresse ici et que nous allons pouvoir créer et manipuler avec l’aide d’Access c’est la base de données relationnelle. Il s’agit d’un ensemble de tableaux à double entrée appelés des tables permettant d’agréger des données qui peuvent comporter des liens entre elles et sur lesquelles il est possible d’utiliser des opérations appelées des requêtes afin d’en extraire des informations ciblées.

Microsoft Access est donc un logiciel qui vous permet de créer vos propres applications de bases de données que ce soit à partir de modèles intégrés ou en partant de zéro. Il est conçu pour traiter des opérations basiques comme ajouter ou supprimer des éléments dans des tables et effectuer des requêtes sur ces bases de données.

Si vous avez du mal à comprendre le principe et les éventuelles applications concrètes d’un tel outil, prenons un exemple. Imaginez que vous souhaitiez faire l’inventaire de vos clients et recenser l’ensemble des commandes qui vous ont été passées. Dans ce cas, vous allez concentrer vos clients ainsi que leurs données personnelles dans une table en caractérisant chacun d’eux par un identifiant. Ensuite, vous pourriez, dans une autre table, faire l’inventaire de l’ensemble des commandes que vous avez reçues. La relation entre les deux serait ainsi l’identifiant du client qui vous a passé la commande, donnée qui figurerait dans l’une et l’autre des deux tables. Tout cela constituerait ce que l’on pourrait appeler votre base de données commerciale.

Dans cette situation, vous allez donc pouvoir à la fois retrouver aisément vos clients et en extraire par exemple ceux qui habitent dans une région quelconque pour les cibler sur une campagne de communication spécifique. Mais vous pourriez aussi utiliser la table qui recense l’ensemble des commandes pour connaître par exemple quelles sont celles dont la facture dépasse un certain montant. Enfin, pourquoi ne pas également exploiter les deux en cherchant à savoir quels clients d’une région donnée ont commandé pour un montant minimum défini. Et les exemples d’applications sont nombreux. Votre seule limite sera la taille de votre base de données puisque, dans Access, elle ne doit pas dépasser les 2 Gigaoctets. Autant dire que si vous n’y stockez que le type de données que nous venons d’évoquer à savoir de simples caractères alphanumériques, vous avez le temps de voir venir.

Pour les utilisateurs un peu plus avancés, il permet grâce à VBA (Visual Basic for Applications) et à l’utilisation de macros de créer des applications plus complexes et fournies en fonctionnalités et d’en automatiser les processus.

Microsoft Access vous fournit une bibliothèque de connecteurs grâce auxquels il vous est possible d’intégrer des données entre Access et vos applications métiers comme votre CRM (outil de gestion de la relation client) par exemple et ce dans le but d’en extraire des informations et de les présenter sous forme de visuels. Si vos besoins se voient augmenter avec le temps et que vous vous trouvez limité dans les possibilités que vous offre Microsoft Access, il vous sera toujours possible d’opérer une migration de votre base de données Access vers une solution plus performante comme Microsoft SQL Server que nous avons évoqué précédemment.

Comme sur d’autres applications proposées par Microsoft, vous bénéficiez d’un accès à une communauté technique (dont le contenu est en anglais malheureusement) et le centre d’aide Access vous met à disposition des didacticiels et de la documentation afin de vous permettre de progresser dans votre connaissance du logiciel.