Microsoft SharePoint

Dans le cadre de développement de projets en équipe, en entreprise ou dans tout autre type d’organisation, on n’est pas toujours en présence ou en contact direct avec les autres membres. Alors on a parfois besoin d’un outil qui nous permet de partager du contenu avec eux ou encore d’informer les autres de ce qui se passe ou ce qui s’est passé en relation plus ou moins directe avec les projets qui sont menés et ce qui concerne notre équipe. Un intranet peut être la solution pour ça. Voyons ce que propose la solution de Microsoft appelée SharePoint…

Microsoft SharePoint fait partie des services inclus dans certaines licences à destination des entreprises de la suite logicielle Office 365 (consultez notre article Logiciels de productivité Microsoft Office 365 pour en savoir plus). De la même manière que le sont les autres logiciels de la suite, SharePoint est disponible pour votre ordinateur mais également sur tous vos appareils mobiles grâce aux applications Android et iOS pour permettre aux utilisateurs du service d’accéder aux contenus partagés où qu’ils soient.

Mais à quoi sert SharePoint au juste ? SharePoint vous permet de partager et gérer du contenu, des connaissances et des applications en entreprise afin d’optimiser le travail en équipe, permettre à chacun de trouver rapidement des informations et collaborer efficacement. Il est en fait une solution d’intranet.

Alors concrètement, il vous permet de créer un site collaboratif auquel vous pouvez donner accès aux contacts de votre choix dans le but d’informer vos collaborateurs ou collègues. Imaginez par exemple un responsable de service administrant un site dédié aux informations qui concernent son service pourrait ici diffuser toute nouvelle de changement d’organisation par le biais d’un article attrayant pouvant être illustré par une image ou encore un encart de prévisualisation d’un diaporama Powerpoint. Un membre d’une équipe de gestion de projets pourrait diffuser de manière attractive et visuelle les informations concernant l’avancement de travaux ou de traitement d’un dossier administratif. Nous n’allons pas ici continuer indéfiniment sur les exemples, mais vous avez certainement saisi l’idée.

En plus de vous permettre de créer des sortes de pages web et d’articles à destination de vos collègues ou collaborateurs, SharePoint c’est aussi un moyen de partager des documents. Vous pouvez ici mettre en place une véritable bibliothèque de documents texte créés avec Word, de diaporamas Powerpoint ou de fichiers PDF que vous pouvez organiser comme bon vous semble. Vous pouvez créer des dossiers pour ranger des documents relatifs à une catégorie en particulier ou faire le choix de mettre en avant un document pour que tous les membres accédant à ce site puisse savoir qu’il est important et y avoir accès en priorité.

Enfin, l’outil vous offre la possibilité de créer des listes de toutes sortes dans le but de les partager avec votre équipe et d’y intégrer des informations associées comme par exemple le niveau d’avancement d’une tâche. SharePoint permet ensuite aux utilisateurs qui consultent le contenu de ces listes d’effectuer un tri dans le but de mettre en évidence les éléments qui les concernent par exemple. Il est également possible d’alimenter ces listes par l’intermédiaire de données collectées grâce à d’autres applications et d’automatiser tout cela grâce à Microsoft Flow. Les applications sont nombreuses mais toujours dans un but de partage de l’information.

Microsoft vous propose une formation rapide pour apprendre à utiliser SharePoint. Vous avez accès en permanence à une communauté technique et grâce à UserVoice, vous pouvez fournir des suggestions d’amélioration en tant qu’utilisateur. Malheureusement, pour les non familiers de la langue de Shakespeare, ces deux dernières fonctionnalités sont exclusivement en anglais.