Microsoft Power BI, l’informatique décisionnelle au service de votre activité

Les données sont partout… Avec le développement de nombreux outils, de plus en plus mobiles, performants et dotés de toujours plus de capteurs, de logiciels pour en extraire les informations et de mémoire pour les stocker, il ne fait aucun doute aujourd’hui que nous avons tous le potentiel d’obtenir des quantités colossales de données et ce avec une précision accrue et toujours moins de moyens. Seulement voilà, la complexité du monde qui nous entoure rend inutile la collecte de données à tous ceux qui ne mettraient pas en place des outils performants afin de les exploiter et d’en extraire des informations pertinentes. Nous avons tous les jours, notamment dans notre vie professionnelle, besoin de prendre des décisions et les prendre sur la base d’une simple intuition peut s’avérer une très mauvaise idée dans de nombreux cas. Alors pourquoi ne pas utiliser l’ensemble des données que nous collectons à travers les différents outils informatiques que nous utilisons en permanence afin de les rassembler, d’y créer des relations et d’en dégager le contenu pertinent afin de pouvoir prendre nos décisions, à la suite d’une analyse statistique et sur la base de faits. Plus besoin d’être data scientist aujourd’hui pour pouvoir exploiter des données et générer un outil d’aide à la décision performant. Bienvenue dans le monde de Microsoft Power BI…

Qu’est-ce que Power BI ?

Dans le nom du logiciel de Microsoft, nous retrouvons l’acronyme BI qui signifie Business Intelligence, que certains traduisent en français par informatique décisionnelle. Il s’agit d’un ensemble de techniques consistant à analyser des données et présenter les résultats de manière claire et explicite dans le but d’aider notamment des décideurs et responsables à prendre des décisions financières ou commerciales. L’objectif est de se baser sur des éléments tangibles pour orienter la stratégie d’une entreprise.

C’est donc dans ce cadre que s’inscrit Microsoft Power BI. Il s’agit d’un outil décisionnel de visualisation interactive des données. Concrètement, il permet d’extraire facilement les bonnes informations à partir d’une grande quantité de données, de les présenter de manière dynamique mais également de partager aisément ces rapports avec un ensemble de destinataires à qui ils pourront être utiles. Il s’adresse à un très large public mais principalement aux managers, et plus généralement à tous types de décisionnaires, ou encore à des spécialistes de l’analyse de données. Il peut donc être tout autant adapté à de petites structures, où les responsables en charge des orientations commerciales ou financières pourront traiter les données dont ils disposent afin de produire un rapport les aidant à prendre leurs décisions, qu’à des organisations plus importantes où du personnel dédié pourra effectuer ce travail préalable d’analyse et de présentation des insights puis de le diffuser à tous les responsables en charge de prendre les décisions finales.

Power BI est une application ayant une interface graphique qui se rapproche de celle d’autres logiciels des suites Office 365 de Microsoft, notamment Excel. Il utilise le langage de formule DAX, pour Data Analysis Expressions, qui permet d’opérer des calculs sur les données et de retourner les valeurs souhaitées. Ce langage est également utilisé en arrière-plan par Power BI. Le logiciel existe en plusieurs versions à commencer par Power BI Desktop, outil gratuit installable sur votre ordinateur, compatible avec de nombreuses versions de Windows y compris Windows Server. A ce dernier s’ajoute Power BI Service, qui est un outil quant à lui strictement disponible online et ne nécessitant qu’une simple inscription sur le site Microsoft pour pouvoir l’utiliser. Power BI Desktop est, dans un workflow classique, l’espace de travail vous permettant de créer les rapports et Power BI Service vous permet ensuite de les publier, offrant un accès direct en ligne aux travaux et constituant ainsi le lien entre le concepteur de ces derniers et leurs destinataires. Le service vous permet cependant lui aussi de mettre en place des rapports.

Mais Power BI existe dans des formules plus complètes destinées aux entreprises nécessitant par exemple de gérer une bien plus grande quantité de données. Commençons par Power BI Pro disponible dans la suite logicielle Microsoft Office 365 E5 (consultez notre article Microsoft Office pour votre entreprise pour en savoir plus). Avec la version Pro de Power BI vous bénéficiez d’un environnement de traitement partagé, d’un espace de stockage de 10 Go par utilisateur ou encore d’un système de chiffrement des données vous permettant de garantir un niveau de sécurité accru pour ces dernières. Enfin, Power BI Premium est une extension de Power BI Pro vous permettant de bénéficier de ressources de calcul dédiées, d’un espace de stockage bien supérieur avec jusqu’à 100 To de données ou encore d’une fréquence d’actualisation plus élevée. Il est possible avec la version Premium, par l’intermédiaire de l’outil Power BI Report Server inclus dans l’offre, de rassembler des rapports générés par Power BI mais aussi des documents ayant d’autres origines comme des feuilles de calcul Microsoft Excel ou encore des rapports paginés générés par l’intermédiaire du module dédié de SQL Server Data Tools, outil destiné principalement aux spécialistes de l’analyse de données. La formule Power BI Premium est particulièrement adaptée pour l’analyse de données du Big Data et les bases de données très importantes.

Mais Power BI c’est aussi un module pour les développeurs, appelé Power BI Embedded, offrant la possibilité d’intégrer des visuels ou des tableaux de bord directement dans une application notamment par l’intermédiaire d’une API. L’accès à Power BI Embedded nécessite de posséder un compte Power BI Pro ainsi que d’un locataire Azure Active Directory.

Les fonctionnalités proposées par Power BI

Nous l’avons déjà évoqué, Power BI est un outil destiné à assurer l’ensemble des tâches permettant d’aboutir à des tableaux de bord et des rapports issus de bases de données et ce dans le but de générer des supports d’aide à la prise de décision. Le cycle aboutissant à la conception de ces tableaux et rapports est constitué de cinq étapes majeures que nous allons détailler ici…

La première étape concerne la connexion aux données. En effet, afin de pouvoir utiliser Power BI, il est nécessaire d’avoir une base de travail, tout simplement un ensemble de données à exploiter. Pour cela, le logiciel est compatible avec des dizaines de sources différentes parmi lesquelles on retrouve les bases de données Microsoft Access, les listes SharePoint, des données depuis Microsoft SQL Server, des feuilles de calcul Microsoft Excel mais également des objets ou des rapports issus de Salesforce. Il est aussi compatible avec l’import de nombreux formats de fichiers dont le PDF, le CSV ou encore le format XML. Une fois que vous avez importé vos données, vous pouvez passer à leur gestion…

Il est tout d’abord nécessaire, avant de commencer à travailler sur ses données, de garantir leur intégrité afin d’être sûr que toutes celles qui vont être exploitées pour la production de vos calculs et de vos rapports sont bien exactes. Cette étape est indispensable pour que ces derniers ne soient pas faussés, vous conduisant de fait à des prises de décision inadéquates. Cette étape comprend notamment la suppression de doublons ou leur contrôle qualité. Vous pouvez également au cours de cette étape produire des colonnes de calcul supplémentaires afin d’obtenir, à partir de vos données existantes, des indicateurs plus pertinents pour les étapes suivantes.

Maintenant que vous disposez de données fiables, uniques, complètes et d’indicateurs pertinents, vous pouvez passer à la mise en place des calculs à leur appliquer. Parmi eux on peut retrouver notamment la génération de cumuls, de totaux ou encore de moyennes. Ces calculs visent à produire les mesures dont vous aurez besoin pour prendre vos décisions ou permettre aux destinataires de vos travaux de le faire. Une fois ceci fait, vous pouvez passer à la quatrième étape qui va consister à mettre en forme les mesures obtenues précédemment sous forme de visuels, vignettes ou encore tableaux de bord afin de les rendre plus claires et plus lisibles pour le ou les destinataires. Ces visuels et graphiques peuvent être dynamiques permettant d’observer plus aisément plusieurs niveaux de granularité au niveau des données. Concrètement, cela signifie que si vous produisez un graphique présentant l’évolution des ventes d’un produit spécifique sur cinq ans, il est possible d’afficher sur ce même graphique l’évolution au mois le mois pour chacune des années présentes sur ce dernier et ce afin d’augmenter à la demande le niveau de précision des données consultées. Power BI vous met à disposition pour cette étape de nombreux types de visuels afin de présenter ces données de la manière la plus en adéquation possible avec ces dernières et le message que vous voulez faire passer. Si vous n’y trouvez pas votre bonheur, vous pourrez également créer les vôtres. Les graphiques produits sont donc dynamiques, structurés et entièrement personnalisables. Cette étape est primordiale car c’est elle qui permettra de garantir le niveau de compréhension du message délivré aux destinataires des rapports.

Enfin, dans le dernier cas que nous venons de citer, si les rapports produits s’adressent à d’autres personnes que leurs concepteurs, Power BI vous permet de les partager. Vous pouvez pour cela diffuser les tableaux de bord et rapports divers à la fois à l’intérieur de votre organisation mais également auprès de destinataires extérieurs. Pour ce faire, il n’y a rien de plus simple. Il vous suffit d’indiquer les adresses e-mail de vos différents destinataires qui recevront un lien personnalisé afin d’accéder aux informations que vous souhaitez leur mettre à disposition. Vous avez lors de ce partage la possibilité de gérer les autorisations que vous souhaitez octroyer aux différents destinataires notamment la possibilité de les repartager, de les modifier ou encore l’autorisation pour eux de commenter vos rapports. Vous pourrez également épingler du contenu afin de mettre en avant des éléments pour les valoriser auprès de vos interlocuteurs et ainsi rendre les informations importantes plus visibles. Vous bénéficiez également grâce à Power BI de fonctions de partage publiques vous permettant par exemple de diffuser des graphes ou des visuels sur un site web, soit en les intégrant grâce à des balises dans une page, soit en créant une page dédiée à l’affichage d’un tableau de bord par exemple. Enfin, grâce à Power BI vous pouvez en fonction de la formule choisie assurer une actualisation automatique des données plus ou moins fréquente. Cette actualisation permet une analyse en temps réel, que ce soit sur la base de données recueillies au travers de capteurs internes à une entreprise ou encore de données collectées depuis les réseaux sociaux.

Mais Power BI est également un outil qui, en plus de vous permettre de lui soumettre des données à traiter, vous offre également la possibilité d’en exporter au format CSV. Il vous est ensuite relativement simple d’ouvrir ces fichiers exportés par l’intermédiaire de Microsoft Excel et d’en reconstituer des tableaux notamment.

Enfin, il reste un outil Power BI que nous n’avons pas encore évoqué jusqu’à présent, il s’agit de la version mobile. Power BI est ainsi disponible sur le Microsoft Store pour tous les appareils fonctionnant avec un système d’exploitation Microsoft Windows mais également pour tous vos smartphones ou tablettes équipés de systèmes Android ou iOS. L’application mobile vous permet de consulter où que vous soyez l’ensemble des rapports que vous avez produit ou qui vous ont été partagés. Le système de glisser-déplacer proposé par Power BI lors de la mise en forme des tableaux de bord vous offre la possibilité d’optimiser leur présentation pour la rendre compatible avec un affichage sur appareil mobile.

Pour résumer, Power BI est un vaste ensemble d’outils conçus pour extraire facilement les bonnes informations à partir d’une grande quantité de données, de construire aisément et rapidement des rapports et de les mettre à jour, et vous mettant à disposition un très grand nombre de visuels afin de présenter vos données avec une clarté accrue pour assurer la bonne transmission des informations. Power BI c’est également des fonctions avancées permettant de détecter des insights pertinents grâce à l’intelligence artificielle mais aussi la possibilité d’extraire très rapidement des informations sous forme de graphiques en utilisant une simple requête en langage conversationnel. En d’autres termes, pour reprendre un exemple similaire à celui que nous avons cité précédemment, si vous souhaitez obtenir l’évolution des ventes d’un produit spécifique sur les cinq dernières années, il vous suffit de saisir une telle requête dans Power BI qui se chargera de récupérer ces informations et de les afficher sous la forme d’un graphique adéquat. Ces fonctionnalités vous simplifieront des tâches régulières afin d’obtenir rapidement les données que vous recherchez et qui vous aideront à découvrir les indicateurs pertinents pour améliorer vos prises de décision.